¿Estoy viejo para volver a estudiar?

Blog creado por: Magdalena Macías

mail: magdalena.macias@maro.com.mx

 

Voy llegando a mi nueva universidad, desconozco el procedimiento del uso del estacionamiento, por lo que me acerco a un vigilante, le indico que soy de nuevo ingreso y le pregunto dónde puedo dejar mi auto; él muy amable me responde: “Claro profesora, no hay lugares asignados, puede estacionarse en cualquier sección” …no vi la necesidad de precisarle que no era yo una profesora sino una nueva alumna…de 42 años…pero, al fin y al cabo, alumna.

Trabajar 15 años en firmas internacionales y nacionales, me permitió tener claro que los servicios profesionales, por más especializados que sean, requieren ser atendidos cuidando todos los ángulos o puntos de vista y no solo la materia principal de la cual se trate. En estas firmas los profesionales de las diversas áreas aportamos nuestros conocimientos y experiencia para la prestación de un resultado final integral; si bien formar parte de estos equipos durante de 15 años me dio un sólido respaldo al momento de independizarme, dejar una firma multidisciplinaria, me dejó también, de un día para otro, sin esa red de apoyo.

Todo ello me llevó hace poco más de dos años a iniciar una maestría en derecho fiscal; entre más cosas aprendía, más me daba cuenta de todo lo que no sabía y de todos los espacios que como hoyos negros se presentaban ante mí; ahora había muchas más necesidades técnicas que subsanar de las que hasta ese momento conocía.

Fue entonces cuando de manera seria, retomé un sueño abandonado de 10 años atrás, estudiar Derecho.

No, no piensen que un día se prendió un foco en mi mente y me inscribí, la verdad es que en lo primero que pensé fue en los contras: “ir a clases”, “hacer tarea”, “de dónde iba a sacar tiempo, “las cosas que debía sacrificar”, “el dinero que representaba” y todas esas ideas que seguramente pasan por tu cabeza si es que estás o has contemplado volver a la escuela.

Volver a ser alumna de manera formal en una licenciatura ha sido por mucho de las mejores decisiones de mi vida, sin duda lo más difícil ha sido organizar mi tiempo puesto que además de las clases y las toneladas de tarea, el nivel de auto-estudio es muy grande. Compartiendo con algunos de mis compañeros y amigos que estudiamos una segunda carrera, ahora que estamos “pasaditos de los 35”, concluimos que sin el apoyo de la familia y de nuestros lugares de trabajo sería imposible llevarlo a cabo, puesto que no solo dedicamos tiempo nosotros, también se ven afectados los esposos y esposas. los hijos, los padres, los amigos, y muchas otras actividades sociales o recreativas.

Pero también concluimos que el valor más importante es que esta segunda vez no tiene que ver con las expectativas de nuestros papás, con lo que pensábamos podría ser nuestra vocación o con si “la carrera lleva matemáticas”; esta vez lo hacemos 100% por gusto, con un nivel de compromiso y disciplina que no conocíamos a los 20.  Hoy a cada clase le encontramos una aplicación evidente a la vida diaria, tanto profesional como personal; los ejemplos no son de libro, son reales y aparecen clase con clase; lo que hemos visto a lo largo de los años nos hace cada vez más sentido, surgen nuevas ideas y formas de mejorar, es de verdad apasionante.

Compartir las clases con compañeros de diferentes carreras de origen, edades, grados de experiencia e intereses, definitivamente enriquece tanto o más que la propia cátedra.

¿Que si es un reto? No te puedo mentir, definitivamente lo es. En solo seis meses hemos “perdido” a una tercera parte de los compañeros con los que iniciamos, pero no hay forma de que sepas si esto de volver al aula es para ti o no si no das el primer paso, en una de esas terminas tan feliz como yo de estrenar libros y cuadernos y desde luego de darle un nuevo impulso a tu vida profesional.

¡Que tengas éxito!

viejoparaestudiar

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El Benchmark, ¿copia fiel? o ¿De qué se trata?

“Pensad por cuenta propia y dejad que los demás disfruten del derecho de hacer lo mismo”

– Voltaire.

¿Ahora resulta que copiar la forma de trabajar de algunas empresas puede ser redituable?, Puede ser que sí, puede ser que no; las opiniones son tan encontradas. Recuerdo una anécdota de una ciudad del sureste del país, un vecino puso una tienda y, como le iba tan bien (buenas ventas, muchos productos) alguien más dijo: “pues si le va bien a él, me va bien a mi” y ¿adivinen qué hizo?: puso su tienda. Con el paso del tiempo, en esa calle llegaron a existir 6 tiendas. El 100% de clientes se dividió, y a ninguno le fue bien como al primero.

Esto que comento es lo más sencillo, es decir, fijarse en lo que hacen los demás que tienen éxito, sin embargo, si pretendes tener éxito aquí van algunos puntos a observar:

-Deberás ser más inteligente que el original para ser creativo, sacar provecho del aprendizaje.

-La única manera de aprender es que tú des tus propios pasos, de tal forma que sólo tu sepas qué quieres.

-Para tener el éxito que buscas, todas tus actividades deben ejecutarse de manera adecuada.

-Constancia y disciplina.

Por otro lado, copiar no te garantiza nada; el éxito también depende en parte de una suma de acontecimientos que dependen del azar. Podríamos llamarlo suerte, pero hay gente que logra encontrándola trabajando.

Otros puntos que deberás tomar en cuenta al hacer tu empresa o producto son:

Deberás entender que el contexto en el que una práctica tiene éxito es crítico. Por ejemplo: Si quieres mejorar el desempeño de la policía de la ciudad de México, las prácticas de otros lugares pueden resultar interesantes, pero aplicarlas aquí resulta cuesta arriba porque hay factores de economía, de cultura y de educación, solo por citar algunos, que hacen que pretender que nuestros policías se comporten como la policía montada de Canadá o los famosos Bobbies ingleses, es de risa, ¿no?

Convertir el benchmark en la estrategia particular de la empresa. Esto significa hacer de los datos de otros, nuestra propia intención estratégica. Este segundo error suele ser un tema recurrente en México al usar el benchmark tal cual, sin discriminar ni profundizar, decidiendo qué hacer con base en lo que les ha funcionado a otros. Muchos “emprendedores” basan buena parte de sus decisiones importantes en lo que hacen los demás.

No se debe implementar en la empresa lo que la competencia hace sin hacer un previo análisis, puesto que cada empresa es un mundo, y lo que funciona en una empresa, necesariamente no funcionará en otra.

Cada nicho, cada mercado y cada momento es diferente y requiere un trato especial. Un emprendedor es un poco como un cocinero porque tiene que ser capaz de crear su salsa especial en cada receta que cocina.

Copiar puede ser la base, incluso puede ser el 50% de lo que pones en marcha, pero el resto lo tienes que aportar tú. Crea algo único e inconfundible para “parecer” un original.

Si bien ya es cada día más difícil “encontrar el hilo negro”, copiar es mucho más barato que investigar e innovar; los ejemplos van desde los artículos electrónicos (Teléfonos celulares, Tablets, reproductores MP3, etc.). Si ya tienes pensado copiar algún tipo de empresa, servicio, producto, etc. deberás no sólo copiarlo tal cual lo conoces, sino que deberás innovar o mejorar algo que a tu parecer deba corregir.

El Benchmarking es una gran herramienta cuando es correctamente utilizada. Te permitirá conocer las bondades de la competencia, el cómo hace las cosas para luego tomar de allí lo que se pueda aplicar a la empresa; pero si se utiliza incorrectamente, puede tener un efecto severamente negativo y nada tiene que ver con el copiar o plagiar; si se aborda de esta forma, será muy difícil superar a la competencia, a lo sumo se logrará parecer a ella.

Ahora el tema siguiente es: que te podrían demandar por uso de nombres, imágenes, procesos y tendrás que echar marcha atrás de lo que sea haya sido el plagio.

Las multas van hasta los 20 mil días de salario mínimo vigente (casi 1 millón y medio de pesos), si te encuentran culpable de apropiarse o tratar de imitar algo sin el debido permiso.

Pero si después de todo esto, aún estás decidido en “poner” tu empresa pensando en otra, está muy bien, pero recuerda:

A Alguien podría gustarle tu idea de empresa y copiarte tu idea.

¡¡Más sabe el diablo por viejo… y por documentarlo!!

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¿Cuántas veces en la empresa has requerido desarrollar un procedimiento para un nuevo proyecto?, o has escuchado que alguien dice: -¡Ah, hace varios años desarrollamos un producto que tenía a los clientes súper contentos, pero quien lo desarrolló ya no trabaja aquí y nunca se documentó!

Para estos temas existe una rama en la administración que se llama “Administración del conocimiento” (KM, Knowledge Management), y que hoy en este blog les platicamos un poco.

¿Qué es?

La Gestión del Conocimiento es aprovechar el conjunto de procesos y sistemas de que dispone una organización para hacer aumentar de forma significativa su eficiencia y ser más competitiva.

La Gestión de Conocimiento y sus corrientes múltiples para realizarlo se han convertido en una de las principales cuestiones de estrategias de administración de personal actual. Gestionar el Conocimiento significa gestionar los procesos de creación, desarrollo, difusión y explotación del conocimiento para ganar capacidad organizativa (Revilla, 1998).

El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos físicos como edificios, terrenos o maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos lo que cada día se convierte en el activo más importante.

El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez más de:

  • Su capacidad de sistematizar el conocimiento
  • Entrar en un entorno de mejora continua.
  • Competir en un mundo globalizado

No basta con:

  • Tener información y datos
  • Tener procesos certificados

La administración del conocimiento implica la conversión del conocimiento tácito (el que sabe un trabajador específico) en explícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirlo en un activo estratégico de la organización (Axitia, 2003)

El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿Cómo?, es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros de la organización saben y lo tienen en su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito.

Un adecuado modelo de gestión del conocimiento:

  • Mejora la respuesta a los clientes
  • Incrementa la profesionalización de las personas
  • Reduce costes y tiempo
  • Es esencial para la supervivencia y crecimiento de las empresas y organizaciones.

¿Y dónde se encuentra el conocimiento en la organizaciones?

Quizá no sea obvio al principio, incluso es posible que se guarde en varios lugares y formatos diferentes, o tal vez no se “almacene” en absoluto; sin embargo se puede encontrar en:

  • Especificaciones técnicas (diagramas de partes, materiales, etc)
  • Informes
  • Resultados de proyectos
  • Marcas y reputación
  • Relaciones internas y externas
  • Bases de datos
  • “Recuerdos” culturales o corporativos
  • Información de los competidores
  • Manuales o cursos de capacitación
  • Departamentos “expertos” o especializados
  • Patentes
  • Producción u otros procesos

El conocimiento de una organización se obtiene y modifica a través de la capacitación, investigar, contratar expertos, aprender por los errores e intentar enfoques distintos.

¿Por qué administrar el conocimiento?

La administración del conocimiento trae beneficios, los cuales dependen de lo avanzados que estén los sistemas organizacionales de administración de la información. Entre los cuales se encuentran:

  • Los empleados comprenden los objetivos, procesos, etc. de la empresa.
  • Una mejor comunicación de la información fomenta relaciones de trabajo de mejor calidad.
  • En toda organización, las personas aprenden, construyen con base en los errores y celebran los logros.
  • Se requiere menos tiempo investigando y teniendo acceso a la información necesaria.
  • La toma de decisiones es mejor.
  • Existe una mayor innovación y aprovechamiento de las ideas de los demás.
  • Se alienta a los colaboradores a desarrollar y “aumentar” su experiencia compartida.
  • Se eleva la eficiencia al no reducir enormemente las duplicidades.

Es difícil predecir el conocimiento que pudiera requerirse en el futuro, pero utilizar estrategias y metas de negocios para identificar temas fundamentales que la empresa desarrollará, deberá permitir construir una imagen de los requerimientos en el corto y largo plazos. Luego, será posible tomar una decisión, ya sea para reclutar a personas con los conocimientos requeridos, o bien desarrollar al personal existente a fin de que lo adquiera.

¡ Operación Cajón!

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¿Te suena familiar? ¿Alguna vez has aventado todo el contenido de tu escritorio en el cajón para que tu lugar se vea ordenado? ¿Sirve de algo? ¿Realmente vale la pena mantener tu escritorio con cada cosa en su lugar?

Empecemos haciendo un recorrido de la zona de guerra, ¿Qué hay?: la computadora, un portalápices, hojitas para notas, tu agenda, el calendario que te regaló un proveedor, engrapadora, tasa, la foto de tus hijos o tu novio, el teléfono, tu celular…

Podemos verlo desde el punto de vista de la circulación de energía, los lugares desordenados o saturados de cosas producen la sensación de cansancio, hartazgo, pesadez y falta de espacio para avanzar y crecer.

Podemos verlo también desde el punto de vista de productividad, ya que mantener espacios libres y sin distracciones permiten mejor concentración y reducen distracciones.

Así como esté tu lugar de desordenado, estarán las ideas en tu cabeza y eso no te permitirá ir resolviendo adecuadamente y asignando prioridades.

Hay métodos de gestión de calidad especializados en el orden del lugar de trabajo e incluso empresas que se rigen bajo dichas metodologías, como lo es 5s; sin embargo, podemos aplicar algunos tips que nos permitan mejorar en este tema sin que sea necesario tener una certificación o metodología tan rigurosa.

  1.  Quita lo que no necesites. Hay cosas que posiblemente utilizas una o dos veces a la semana, esas cosas pueden estar en un lugar diferente como un archivero o un librero y no sobre tu escritorio ocupando espacio. ¿Dos marca textos amarillos, 3 lápices, dos pegamentos, toda la caja de grapas? ¿Pues cuántas manos tienes? Acomoda tu papelería y deja solamente lo que de verdad usas, el resto mantenlo guardado en un lugar destinado para ello.
  2. Archiva. Todo aquello que ya terminaste de usar, proyectos concluidos, libros e información que podrías usar en algún momento posterior, o tal vez sea una obligación legal o de la empresa conservarlos; pero los proyectos terminados no son trofeos, si ya no forman parte del trabajo actual, guárdalo en forma ordenada, no tiene caso tenerlo sobre tu lugar de trabajo.
  3. Trabajos pendientes. Si bien podemos estar trabajando en más de un proyecto de forma simultánea, vale la pena tener un espacio, ya sea archivero o papelera, donde podamos tener los documentos de proyectos en curso, aun cuando no los estemos usando en ese preciso momento.
  4. Limpieza. Si te comiste la mitad de un dulce, no dejes la otra mitad abierta en tu escritorio, tírala o guárdala. Si en tu trabajo se permite comer en tu lugar, hazlo rápido y limpia lo que sea que se haya podido ensuciar. Se ve poco profesional un lugar de trabajo lleno de rastros de tu desayuno.
  5. Delega y depura. No te quieras creer Superman o la mujer maravilla, seguramente hay cosas que en cuanto llegan a tu escritorio podrías delegar, resolver o eliminar. No te cases con la idea de que quien más cosas o papeles tienen en su escritorio es porque trabaja más…yo te diría es más bien quien peor se organiza.
  6. Aprovecha la tecnología. Seguramente habrá cosas que no puedas evitar tener en papel, pero en la actualidad los gadgets te permiten eliminar el uso de otros objetos, como agenda, hojas de notas, cuadernos, calendarios, etc.
  7. Reduce objetos personales. Sin duda muchos de nosotros pasamos más tiempo en la oficina que en nuestras casas, y darle tu toque personal a tu estación de trabajo está bien, pero no abuses. Las fotos excesivas, dibujos de tus hijos, recuerditos de algún evento, distraen no solo a ti, también al resto de tus compañeros.

Las empresas suelen tener políticas de orden, sin embargo de ti depende de forma personal que tu escritorio exprese una calidad de trabajo basada en el orden y la disciplina, tómate un tiempo breve para hace un alto y depurar tu lugar de forma eficiente.

¡Suerte!

La ética, la conducta profesional y empresarial, o ¿estaré haciendo lo correcto?

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La semana anterior escuchaba una plática donde un director de una empresa hacía comentarios sobre las asesorías que la empresa contratada para servicios de consultoría le hacía. El directivo estaba un “poco” molesto, ya que la estrategia que le había sugerido esta empresa era un delito ante la ley, sin embargo esta “estrategia” le ahorraría algunos miles de pesos. Se cuestionaba si entonces la empresa a la que le pagaba por estos servicios de asesoría no hacía algo “similar” con su empresa, es decir, no estar ocultando cuestiones legales o actuar por encima de las leyes.

El empresario mencionaba que iba a tomar la decisión sugerida por la empresa de consultoría, porque finalmente le ahorraría algunos miles, sin embargo, las siguientes reuniones solicitaría que los socios de la empresa lo asesoraran directamente y analizaría si valdría la pena seguir contando con sus servicios.

Con base en esta plática escuchada, el tema de esta semana del blog se refiere a la ética y la conducta de las personas, ya que en el caso que comento tanto la empresa prestadora de servicios de consultoría como el empresario no están actuando bajo la ley.

Las empresas han creado para estos casos los códigos de ética y conducta, pero cuáles son las diferencias entre uno y otro:

Diferencia entre códigos de ética y conducta

Si tomamos las definiciones:

La ética, estudia la moral y determina cómo deben actuar los miembros de una sociedad. Por lo tanto, se la define como la ciencia del comportamiento moral. (Definición.de)

Conducta: éste término puede emplearse como sinónimo de comportamiento, ya que se refiere a las acciones que desarrolla un sujeto frente a los estímulos que recibe y a los vínculos que establece con su entorno. (Definición.de)

La ética trata sobre cómo sugiere una organización o sociedad desenvolverse ante el resto de sus compañeros o vecinos. Mientras que la conducta se refiere a la manera de ser de la persona en sí y cómo debe actuar (Ser respetuoso, honesto, íntegro) en situaciones concretas dentro de sus funciones.

La conducta está ligada a la ética, donde con base a esta última, la persona se comportará.

Importancia de las expectativas del código y la conciencia

El código se realiza con la finalidad que los colaboradores en toda la organización la cumplan, la vivan y sea parte de su vida tanto en la organización, como fuera de ella.

Como organización, debe lograr hacer conciencia, de tal manera que cuando tenga alguna duda se preguntará por ejemplo si: ¿Es congruente con el Código?, ¿Es ético?, ¿Es legal?, ¿Reflejará bien mi imagen y la de la Empresa?, ¿Me gustaría leer sobre esto en el periódico?

Aplicación de los códigos de ética y conducta

La aplicación de los códigos tiene lugar en los centros de trabajo, instalaciones, y principalmente a los colaboradores de esos lugares de trabajo.

Con la idea o finalidad que contribuyan con el crecimiento personal y profesional de cada integrante del equipo.

Elementos del código de ética

Por la parte de la redacción: deben ser enunciados con afirmaciones positivas o imperativas, negativas y permisivas en menor grado. Los elementos que lo forman son:

  • Principios. Expresión de los valores.
  • Demarcación de la competencia profesional. El servicio debe ser ofrecido por profesionales con habilidades y competencias específicas.
  • Relaciones entre profesionales. Se refiere a la necesidad de pertenencia al lugar de trabajo o desempeño.
  • Relaciones con los clientes o usuarios. Se explican los derechos de los mismos.
  • Relación con la Sociedad y Medio ambiente. Deberes y obligaciones que se tienen con la sociedad y en su caso con el medio ambiente.
  • Relación con el Gobierno y otros gremios. Regula éstas relaciones

Elementos del código de conducta

Estos códigos forman muchas veces parte de la “Responsabilidad Social Empresarial o Corporativa (RSE)”. La conceptualización más holística y progresista hace referencia a que una empresa es socialmente responsable, cuando en su proceso de toma de decisiones valora el impacto de sus acciones en las comunidades, en los trabajadores y en el medio ambiente e incorpora efectivamente sus intereses en sus procesos y resultados.

Los elementos son:

  • Política general.
  • Empleo: Promoción, Igualdad de oportunidades y de trato, seguridad del empleo, formación.
  • Condiciones de trabajo y de vida: Salarios prestaciones y condiciones de trabajo, Edad mínima, Seguridad e Higiene.
  • Relaciones de trabajo: Libertad sindical y derecho de sindicarse, Negociación colectiva, Consultas, Examen de las reclamaciones, Solución de conflictos laborales

También deben adicionarse regulaciones de los códigos de conducta en lo referido a ciencia y tecnología, protección del medio ambiente, competitividad, manejo de información, impuestos, corrupción y protección al consumidor.

Finalmente, en estos tiempos donde no sólo se trata que las organizaciones generen riqueza y empleos; las empresas ahora buscan también las mejores prácticas de gobierno corporativo, la responsabilidad social corporativa, y lo apoyan promoviendo elementos fundamentales como la conducta ética y los valores corporativos, así como la responsabilidad social corporativa desde los órganos de gobierno de las organizaciones.

Como este tema ha pasado a formar parte de la agenda de muchos directores de empresas, indica que la preocupación de estos temas se convirtió en un reto. Con un código de ética, no se pretende contar con una forma más de administrar y organizar las empresas, sino de garantizar una actuación éticamente correcta, dando como resultado la mejora de la reputación corporativa una consecuencia más, no la única meta de la responsabilidad social.

Procedimientos, ¿Hacer o no hacer?

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En tu lugar de trabajo llegas hoy lunes, y te encuentras que se ha implantado una política de seguir procedimientos que se han venido desarrollando a lo largo de los casi 9 años que llevas en esa organización y jamás has llevado a cabo ningún procedimiento, ya que hasta hoy no los has necesitado (o eso crees).

Pues bien, el procedimiento se ha desarrollado por algunas razones específicas, por ejemplo:

Gómez F. (1993, p 61) señala que: ” El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero”.

Pero ahora, ¿Qué es un procedimiento?: Según Melinkoff, R. (1990, p 28), “Un procedimiento consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores”procedimientos-MARO

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

En las organizaciones, uno de los principales inconvenientes que genera una importante merma en la productividad de las mismas, es que sus miembros hacen las cosas de diferentes maneras sin seguir una metodología única y uniforme. Cada uno apela al criterio propio – no siempre el mejor – y/o a la memoria – en ocasiones a muchos nos falla – .

Por este motivo, los resultados – cuando se obtienen –  suelen diferir entre pares, áreas o plantas similares.

Otro problema frecuente surge cuando no está determinado hasta donde llegan las responsabilidades o actividades de los colaboradores, y donde comienzan las del otro compañero o sector siguiente en el flujo operativo de la empresa, lo que resulta en discusiones, discrepancias y demoras, muchas veces significativas.

Y finalmente, se encuentra la capacitación que recibe un nuevo integrante de una organización de parte de sus compañeros, del ocupante actual del puesto o del jefe directo– como mejores casos – o bien de otros miembros que no conocen en profundidad las tareas que el nuevo colaborador debe desempeñar.

Lo que una empresa busca con esto es ser CONFIABLE Y PREVISIBLE  con sus Clientes Externos e Internos, entregando Productos y Servicios idénticos, independientemente de quien lo produzca y realice. Documentar procedimientos es una herramienta necesaria, aunque no suficiente, ya que es frecuente escuchar que si bien existe un procedimiento de cómo realizar una tarea, el encargado de la misma dice, por ejemplo: “a mí me resulta más cómodo hacerlo así…” o “yo lo hago así porque es mejor…”, con lo cual todo el esfuerzo realizado para estandarizar las tareas termina desperdiciado.

Entonces, los beneficios de los procedimientos son:

Según Pino, A.(1998), describe los siguientes beneficios que consisten en:

  • Aumento del rendimiento laboral.
  • Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
  • Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

¿Por qué es importante seguir las instrucciones?

Para medir tu propio desempeño o el de sus empleados, al ofrecer un servicio o producto, y tendrá referencias para mejorar su calidad.

Te permitirá controlar si está todo funcionando correctamente. Incluso puedes lograr ahorros al definir cosas básicas. Tus empleados sabrán cómo proceder y lo que esperas de ellos, ya que tendrán definidas todas sus labores dentro de la empresa, permitiéndoles a los empleados conocer cada tarea y saber cuál es el momento más adecuado para realizarla.

Entre otros beneficios se encuentran:

  • Se podrá medir el tiempo de respuesta.
  • El cliente sabrá exactamente cuál es el servicio que recibirá
  • Se puede lograr eficiencia en la atención. Por ejemplo, establecer el cómo actuar a la hora de un reclamo, que respuesta se debe dar para que el cliente no se vaya insatisfecho y vuelva más adelante.
  • Cuando los estándares y procedimientos están claros y los partícipes mantienen expectativas razonables, son posibles las relaciones basadas en la confianza. La empresa acumula el capital social que necesita para competir eficaz, eficiente y responsablemente en los mercados globales.

Finalmente, si estás decidido a implementar procedimientos claros en tu empresa, esto te ayudará a facilitar su propia labor y la de sus empleados, a controlar la calidad que se ofrece, y por supuesto realizar un trabajo profesional.

Si las empresas desean crecer, deben enfocarse en lo que realmente les generará las utilidades que buscan, de otra forma, se pasaran el tiempo solucionando u “optimizando” actividades que desde que inician pueden quedar escritas y ser llevadas por el personal, sin que ellos estén preguntando constantemente a sus superiores.

¿Qué procedimientos requieres documentar?

Los procedimientos que les vas a dejar a tus colaboradores/subordinados, o actividades que se realizarán de manera continua y para la cual requieres que el personal que tienes y el nuevo sepa entenderlo desde el día 1.

El procedimiento te indicará:

  • Donde inicia y termina éste.
  • Determinarás incluso si le agrega valor a tu proceso general, ya que analizarás todo el proceso y notarás actividades que desgastan y no generan valor.
  • Podrás dar mantenimiento a éstos procedimientos, mejorarlos y hasta podrás eliminar los que se vuelvan obsoletos.

Cuando los estándares, procedimientos y expectativas no están bien establecidos, los propietarios y gerentes pueden no delegar su autoridad con seguridad o esperar que los partícipes estén bien atendidos. La empresa descubrirá a menudo que sus miembros operan con propósitos distintos u opuestos porque no está claro qué se espera de ellos. Sus estrategias y planes de acción carecerán de atención y poder.

Cuando no existen procedimientos, la empresa no puede medir su rendimiento inmediatamente. No es justo responsabilizar a un empleado o agente por mala fe o por un desacierto si los criterios son inciertos. Los partícipes, tanto internos como externos, pueden frustrase, volverse cínicos o distantes porque no se han cumplido sus expectativas. La confianza del inversionista, la satisfacción del cliente, la condición de proveedor preferido o socio estratégico y la moral del empleado estarán en riesgo serio.

¿Cuántos errores puedes cometer en el trabajo?

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Este día tuviste una error en el trabajo, y ¿Cómo te sientes?…

Si te criticas por cometer errores o te sientes culpable o de plano, te afectan demasiado hasta el punto de llegar incluso a impedirte intentar ciertas cosas por miedo a equivocarte, entonces posiblemente necesitas aprender a manejar mejor tus errores o a cambiar la percepción que tienes de ellos.

Los errores forman parte del proceso de aprendizaje. Nos acercamos cada vez más a la actuación adecuada conforme vamos aprendiendo de nuestros errores, pues nos van aportando la información necesaria para seguir la dirección correcta.

En tu trabajo también suceden errores, sin embargo el riesgo es mayor ya que puedes tratar con información del cliente y que repercuta de manera importante o hasta la terminación de un proyecto.

Cada error te dice lo que necesitas corregir.

Las personas que tienen miedo de cometer errores tienen problemas para aprender cosas nuevas o para cambiar. Por ejemplo, no cambiarás un trabajo aburrido por otro mejor porque implica retos nuevos y habilidades nuevas que deberás aprender. Ni aprenderás ese deporte que tanto te atrae porque sabes que deberás ser un “torpe novato” antes de dominarlo.

Por tanto, el primer paso para dejar de tener miedo a los errores consiste en verlos como una parte normal y necesaria del proceso de aprendizaje y un modo de adquirir conocimientos e información.

Los errores como señales de advertencia

Los errores son también señales de advertencia que, si los tienes en cuenta, pueden servirte para evitar errores mayores. Un par de pequeños errores consecutivos en el trabajo puede estar indicándote que hay algo que mantiene tu mente fuera de concentración y que necesitas concentrarte más si no quieres cometer un error más grave. Discutir con tu pareja en varias ocasiones por algo sin importancia puede indicarte que tienes algún problema más importante del que requieres hablar.

Pero para darte cuenta de todo esto has de tener la humildad suficiente como para reconocer que cometes errores y desear aprender de ellos. Si eres de las personas que se niegan a admitir sus propios errores, jamás sacarás nada bueno de ellos.

Pero también, si ya sabes que tienes errores ahora requieres identificar qué sucede; aquí te mostramos algunos errores que se cometen en el trabajo y que implican tanto en la práctica y actitud con los compañeros de trabajo y tus jefes. El peor escenario en esto, es que te quedes sin empleo.

Los errores son:

No volver preguntar.

En las organizaciones existen empleados que, por temor, no preguntan cuando no entienden su labor o una tarea específica. Esto sucede porque muchas veces se piensa que los jefes o los propios compañeros de trabajo pueden creer que no sabe o tiene problemas para comprender algún tipo de orden. Por lo tanto, omiten sus dudas que los llevan a cometer equivocaciones que cuestan su puesto de trabajo.

Confiar en la memoria.

Para todo trabajo es recomendable utilizar una libreta para anotar ideas que han surgido en una reunión o asuntos importantes por hacer. Aunque tengas muy buena memoria, no te fíes de ella puesto que muchas veces te puede traicionar y hacer que se te olviden cosas importantes.

Dar por hecho las actividades.

Un error común en los trabajadores es pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están listas. Siempre asegúrate de que las actividades fueron completamente comprendidas y realizadas de manera correcta, por lo que debes revisar una y otra vez lo que has hecho. Así evitarás las faltas y generarás mayor seguridad y confianza en ti por parte de tus jefes.

Evitar los cambios.

La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.

No tener comunicación.

En la mayoría de las ocasiones las personas se equivocan al pensar que el trabajo que deben realizar es sólo incumbencia de ellos. Es fundamental que los trabajadores se enteren de la labor de sus pares y no sólo de las personas de sus áreas, porque es un trabajo en conjunto por los objetivos de una misma empresa.

Comentarios y chismes.

En todos los empleos existen los chismes al interior de una oficina y el error más común es que los trabajadores se envuelvan en los mismos. Si bien es inevitable su surgimiento, es ideal no participar e involucrarse en comentarios ofensivos, ya que se pueden generar nuevos conflictos que afectarán la imagen de la persona y, a veces, el desempeño. Es fundamental mantener un ambiente laboral óptimo y amigable.

Utilizar Internet sólo para entretenimiento.

Con las nuevas tecnologías y las redes sociales, se ha generado un nuevo problema para los empleadores. Muchas veces los colaboradores utilizan los computadores para fines no profesionales que afectan su rendimiento laboral. Hay que evitar cometer el error de pasar horas en sitios para chatear y perder valiosas horas de trabajo.

Aislarse de los compañeros.

Es importante que un trabajador antiguo, o uno que acaba de entrar a una empresa, busca la convivencia con las personas de su entorno. Es un error aislarse y no integrarse al resto porque es necesario obtener los conocimientos, ayuda del grupo y las ideas del nuevo empleado, o bien, simplemente para mantener un grato ambiente laboral.

Considerarse un sabelotodo.

Es común que exista un empleado que piense que sabe y conoce todo, cuando no es así. Es uno de los grandes errores de las personas, porque muchas veces genera un exceso de confianza que puede llegar a confusiones y cometer equivocaciones en sus labores. Es más, puede generar antipatía entre sus compañeros.

Y, desde el lado de la supervisión o gerencia: ¿Qué hacer cuándo un empleado comete un error?

Si un empleado tuyo cometió un error, sigue este procedimiento para lidiar con esta situación:

1) Reporta la falta: En primer lugar, busca a la persona que cometió el error e intenta disminuir su nivel de ansiedad. Una vez que haya mejorado el ambiente, presenta la falta con evidencias y elige actitudes concretas.

2) Enfócate en la situación: enfócate en el problema y no en la persona. Debes dar al empleado la oportunidad de explicar lo que sucedió y hacerle entender lo que tú sabes acerca del error. No te saltes a las conclusiones; siempre busca llegar a la raíz del problema.

3) Restablece el trabajo: Haz un esfuerzo por remediar el problema, esto reducirá la probabilidad de que vuelva a suceder y ayudará a motivar al empleado.

4) Tranquiliza al empleado: El miembro de tu equipo que realizó la falta debe tranquilizarse y volver a adquirir la seguridad en su valor para la empresa y de que los directivos lo aprecian. Hazle entender que la administración se preocupa por el bienestar de sus trabajadores.

5) Despide a la persona (si es necesario): Algunas veces, te darás cuenta de que el empleado no es el indicado para llevar a cabo determinadas tareas, proyectos o áreas. Haz un análisis y determina si debes buscar a alguien más para ocupar su puesto.

Si estás en un puesto con responsabilidad alta, sabes que es por tu actitud, tus conocimientos y tu motivación a mejorar en la empresa, así que no defraudes a quien ha tenido confianza en ti y reconoce tus errores y adáptate a las mejoras o cambios.

Si tú eres supervisor o gerente, apoya a tu personal a manejar estos errores y que se repitan las menos ocasiones posibles.